リモートワークが日常化する今、その効率と成果を最大限に引き出す方法は何でしょうか。
この記事では
リモートワークでの生産性を高めるテクニック、おすすめのツール、成功事例、そして避けては通れない課題とその対処法について、具体的かつ実用的な情報を提供します。
20代から40代のビジネスマンに特におすすめの内容で、中学生でも理解できるほどわかりやすく解説します。
リモートワークの新たな可能性を引き出すヒントが満載ですので、ぜひ最後までお読みください。
リモートワークの効率を高めるテクニック
リモートワークは便利な反面、効率が落ちやすいという課題もあります。
しかし、しっかりとしたタイムマネジメントとコミュニケーション能力を身につけることで、オフィスで働いている時と変わらない、あるいはそれ以上の生産性を発揮することが可能です。
タイムマネジメントのコツ
リモートワークでは自分で時間を管理しなければならないため、そのスキルが求められます。
ここで紹介するのは、時間をうまく使い、仕事の効率を上げるためのテクニックです。
ポモドーロ・テクニックの活用
ポモドーロ・テクニックは、25分間集中して仕事をした後に5分間の休憩を取る方法です。
このサイクルを繰り返すことで、効率よくタスクをこなすことができます。
25分という時間は集中力が続く「ちょうどいい」時間とされています。
また、5分間の休憩は短すぎず長すぎず、次の作業に移る前に気分転換ができる程度です。
コミュニケーション能力の向上
リモートワークでは、直接顔を合わせて話す機会が減るため、コミュニケーション能力が特に重要になります。
以下のポイントで、オンラインでのコミュニケーションをスムーズに行いましょう。
バーチャルミーティングでの話し方
リモートワークではバーチャルミーティングが多くなるため、そのテクニックも必要です。
具体的には、カメラをオンにして顔をしっかりと見せること、明確な表現を心掛けること、そして相手が話している間はしっかりと聞く姿勢を見せることがポイントです。
このような工夫をすることで、リモートでも高いレベルのコミュニケーションが可能です。
このように、リモートワークの効率を高めるには、タイムマネジメントとコミュニケーション能力が鍵となります。
ぜひ今日からでもこれらのテクニックを試して、効率の良いリモートワークライフを送りましょう。
リモートワークで使えるツール
リモートワークは今や多くのビジネスマンにとって日常的な作業形態となっていますが、その効率を高めるためには適切なツールの活用が不可欠です。
ここでは、コミュニケーションとタスク管理の観点から、おすすめのツールとその使い方を紹介します。
コミュニケーションツール
リモートワークで成功するためには、メンバー同士のコミュニケーションが非常に重要です。
オフィス内での対面コミュニケーションが減るため、それを補うツールが必要となります。
Slackの活用法
Slackは現在、多くの企業で利用されているコミュニケーションツールの一つです。
ポイント
テキストチャットはもちろん、ファイルの共有やビデオ通話機能もあります。
チャンネルをプロジェクトや部署ごとに作成することで、関係者だけが参加するコミュニケーション空間を簡単に作ることができます。
また、「@メンション」機能を使えば、特定の人に直接メッセージを送ることも可能です。
タスク管理ツール
リモートワークでは、誰が何をしているのかが見えにくくなる場合があります。
そのため、タスク管理ツールを使って作業を可視化することが重要です。
Asanaの使い方
Asanaは、個々のタスクから大きなプロジェクトまで管理できる多機能なタスク管理ツールです。
ポイント
Asanaでは「プロジェクト」、「タスク」、「サブタスク」など、多層的にタスクを管理できます。
担当者や期限、優先度も設定でき、進行状況も一目で確認することができます。
特に、「ボードビュー」ではタスクをカード形式で可視化でき、ドラッグ＆ドロップで簡単に状況を更新できます。
以上のように、リモートワークの効率と生産性を高めるためには、適切なツールの活用が欠かせません。
Slackで円滑なコミュニケーションを、Asanaでしっかりとしたタスク管理を行いましょう。
実例で学ぶリモートワークの成功事例
リモートワークの成功には多くの要因が影響しますが、成功した企業から学べることは数多くあります。
特に、リモートワークの効率や生産性、コミュニケーションの質を高めた企業は、その方法と結果をしっかりと分析する価値があります。
今回は、国内と海外の企業にスポットを当てて、成功事例を紹介します。
国内企業の成功事例
カルビー株式会社
カルビー株式会社の「働き方改革」への取り組みの歴史は古く、1991年には、早くもフレックスタイム制を導入しています。続いて2010年にフリーアドレス制を実現し、2014年には在宅勤務、2017年にはテレワークを取り入れました。
テレワーク導入企業｜成功事例8選！スムーズな導入へのヒントをご紹介 | orgiast
カルビー株式会社では、在宅勤務の日数の上限を設けず、毎日でもリモート勤務可能な点が特長で、自宅以外のカフェやシェアオフィスなどで仕事をすることもできます。製造業は一般的にリモートワークの導入が難しいとされる中で、社員のワークライフバランスや成長の機会に寄り添い、成功が実現した例です。
参考サイト：https://telework.mhlw.go.jp/wp/wp-content/uploads/2022/09/tw-calbee.pdf
ベネッセホールディングス
2017年から在宅勤務を導入していたベネッセホールディングス。コロナ禍の緊急事態宣言を受け、2020年には出社率5割以下を目標に、出社と在宅のバランスを調整した、新しい勤務形態を取り入れました。
テレワーク導入企業｜成功事例8選！スムーズな導入へのヒントをご紹介 | orgiast
その際の出社形態に合わせて、オリジナルの勤怠共有ツールの導入も行っています。withコロナ時代の新たな働き方を見据えて、社内制度を整えた点は注目です。
参考サイト：https://blog.benesse.ne.jp/bh/ja/news/20201002_release.pdf
海外企業の成功事例
Automattic社
テレワークの活用が日本よりも積極的に行なわれている欧米で、アメリカ中小企業の成功事例となるのがAutomattic社です。2003年に設立されたAutomattic社は、世界でもっとも利用されているブログプラットフォーム「ワードプレス」を運営する企業です。本社はサンフランシスコにありますが、世界36カ国、320名以上の社員はほとんどがテレワーク勤務というから驚きです。同社人事部のロリ・マクリース氏は、テレワークであれば採用が地域で限定されないため、能力の高い人材を集めることができると語ります。採用時の面接も、電話やスカイプなどをあえて使用せず、テキストのみのチャットで行うという独自路線を貫いているのも注目に値するでしょう。
テレワークでは社員同士のコミュニケーション不足が懸念されますが、Automattic社ではオンライン上に社員が自由にチャットでコミュニケーションを取れる「ウォーター・クーラー」という場を設けることで解決しています。こちらのチャットルームでは、業務に関係のないことでも自由におしゃべりすることが可能です。また、同社では年に一度、会社が全費用を負担する「グランド・ミートアップ」が開催されており、1週間社員が共同生活を送ることで互いの絆を深めることに成功しています。フロリダやハワイ、ラスベガスなどのリゾート地で開催されるミーティングの後は、帰りの空港でハグをし合うほどの仲になる人も少なくないといいます。
Automattic社の事例には、働き方の変化という枠組みを超え、今後の企業のあり方を変えるヒントが詰まっています。
日本や海外でテレワークを導入し成功している企業を紹介！ | リモートワーク部
British Telecom
イギリスのBritish Telecomは、ヨーロッパの中でもテレワークが進んだ企業として知られています。同社で注目したいのが、多様な働き方が選択できる点です。社員はオフィス勤務、モバイル勤務、フィールド勤務、ワークアバウト勤務などから自分に合った働き方を選ぶことができます。オフィス勤務は主に会社の1カ所のオフィスに勤務することを指し、モバイル勤務はオフィス勤務以外のすべての従業員のことを指します。また、フィールド勤務は多様な場所で仕事はするが在宅勤務はしない従業員など、働く場所の割合によっても細かく勤務形態が定められているのは珍しいでしょう。
イギリスでは中小企業の4割程度がテレワークを導入しているとされ、柔軟な働き方が浸透しているといえます。British Telecomもテレワークを導入することにより、ワークライフバランスの向上や、コスト削減効果を実感しているといいます。テレワークは、企業にとっても大きなメリットがある働き方といえるでしょう。
日本や海外でテレワークを導入し成功している企業を紹介！ | リモートワーク部
リモートワークの課題とその対処法
リモートワークが広く導入されるにつれて、そのメリットは明らかになっていますが、同時にいくつかの課題も浮き彫りになっています。
特に、モチベーションの維持やコミュニケーションが頭を悩ませるポイントとなっているようです。
ここでは、これらの課題を解決するための具体的な対処法を考察します。
モチベーションの維持
ゲーミフィケーションの導入
リモートワークでは、自分自身でモチベーションを維持する必要があります。
そこで有効なのが「ゲーミフィケーション」です。
ゲームのような要素を仕事に取り入れることで、目標達成に対する楽しみや達成感を高めます。
例えば、タスクをクリアするごとにポイントが貯まるシステムを導入することで、作業に対する興味を持続させることができます。
コミュニケーションの課題
チームビルディングのオンライン版
物理的な距離があることで、チーム内のコミュニケーションが希薄になる可能性があります。
しかし、オンラインでも効果的なチームビルディングは可能です。
例えば、定期的にオンラインでの社内イベントやミーティングを設けることで、メンバー同士の絆を深めることができます。
また、非公式なオンラインランチやコーヒーブレイクも、チーム内のコミュニケーションを活性化する手段となり得ます。
このように、リモートワークには確かに課題が存在しますが、それらは工夫と適切なツールの導入で克服可能です。
最も大切なのは、継続的に課題に対処し、改善を重ねていく姿勢です。
まとめ
リモートワークは新しい働き方の一つであり、多くの企業と個人がその利便性や効率性を享受しています。
しかし、この働き方にはモチベーションの維持やコミュニケーションの課題も潜んでいます。
この記事では、リモートワークを成功させるためのいくつかの重要な要素に焦点を当てました。
ポイント
- 効率を高めるテクニック：時間管理のコツや、オンラインでのコミュニケーションスキルがあります。具体的には、ポモドーロ・テクニックやバーチャルミーティングでの話し方が有効であることを紹介しました。
- 使えるツール：コミュニケーションツールとしてはSlack、タスク管理ツールとしてはAsanaがあります。これらのツールの活用法を探ることで、よりスムーズなリモートワークが可能です。
- 成功事例：実際にリモートワークを成功させている国内外の企業も多く存在します。その事例を学ぶことで、何が成功の要因なのかを理解し、自社に適用するヒントを得ることができます。
- 課題と対処法：リモートワークにおいてはモチベーションの維持やコミュニケーションが課題となることが多いですが、これらはゲーミフィケーションの導入やオンラインでのチームビルディングによって解決する道があります。
以上のポイントを踏まえ、リモートワークの効率と成果を最大化するためには、テクニックの習得、適切なツールの選定、成功事例の学習、そして継続的な課題解決が不可欠です。
この記事が、あなたのリモートワーク生活がより充実する一助となれば幸いです。